職場、サークル、自治体等、共同作業やアンケート等の通知機能

こんにちは!ココモの唐土です。

Googleクラウドでのスプレットシート(表計算)やフォーム(アンケート、フォームメールなど)をお使いの方に便利な通知機能についてです。

まず、クラウド表計算の復習

利点は、各ユーザーがどこにいても、おおよそどんなパソコンやタブレットを使っていても同じ表計算を共同で編集できることです。

  • 海外でも?・・・はい。
  • リアルタイム?・・・はい。
  • PC、タブレット、携帯、スマホでも?・・・はい。
  • Windows、Mac、Linux、アンドロイドでも?・・・はい。

そして、そんな任意に可能な更新や、投稿などを、「リストとして整理された」うえで「タイミングを決めて」通知させることができます。

共同作業で便利なのが通知機能

全員が同時に作業を行っているときはともかく、各自がそれぞれの時間帯、タイミング、ボリュームで編集をする場合、常に作業画面を見ていれば別ですが、進捗を把握するのは非常に困難です。

誰がいつ更新、編集を行ったかを、リアルタイム、又はまとめての通知で全員が進捗を把握できる「通知機能」を使うといいでしょう。今回は通知までですが、実際の活用方法はまた改めて・・・

 スプレットシート(表計算)での通知の設定

上述のようにフレキシブルな更新情報を、簡単な設定で次のような通知(メール)を自動で発信することができます。

下記画像(例)は一日まとめでの発信ですが、リアルタイムでの設定も可能です。

  • 急を要するとき・・・リアルタイムが便利
  • 関与者が多く変更頻度が高い・・・リアルタイムでは通知が多すぎる
共同作業の進捗通知

メールでの通知画面

上の図の、「ここをクリック」のリンクからドキュメントへすぐに移動できます。

更新されたファイルを探さずに作業へ取り掛かれます。パソコンにインストールするアプリケーションでは不可能 [1]クラウド機能を備えたものは工夫をすればできるかもしれません。です。

共用で同じクラウドシートを使うことで、いつでも、どこで、誰でも [2]権限を限定したりオープンにしたり設定ができます。、スマホでも無料のアプリで編集が可能です。パソコンが壊れたり、電池が切れても他のパソコンなどで続きの編集を行えます。

通知の設定方法

①ツール→通知ルールを選択します。

共同作業の進捗通知-設定

設定画面

②新たに設定する場合は「通知ルールを追加」を選択します。また、既にある設定を編集、削除する場合はそちらを選択します。

共同作業の進捗通知-設定2

ルールの設定

③通知のタイミングと頻度を設定します。

共同作業の進捗通知-設定3

通知のタイミング設定

以上で、それぞれの進捗の確認が、各自それぞれの設定でできるようになります。

スプレットシートからの通知の応用

どうでしょうか。まずは、基本の設定をみてきました。

通知の実際の活用例は様々あり、例えば・・・

  • 投稿からの通知で情報のリアルタイムでの共有利用
    • バーチャル会議や打ち合わせ
  • 出欠確認、チーム間メンバー確認、勤怠管理
    • CSVファイルで他と連携
  • メールアドレスや配信方法を設定して一斉(通知)メール
    • メルマガのような利用

・・・といった活用方法があります。

まとめ

フォームとスプレットシートを使うと、ワードプレス、ホームページ、ブログなどの「フォームメール」としての投稿機能と同時に、情報が自動で整理され、更にメルマガや様々な活用ができます。

注釈   [ + ]

1. クラウド機能を備えたものは工夫をすればできるかもしれません。
2. 権限を限定したりオープンにしたり設定ができます。

シェアする

フォローする