フェイスブックページへの問い合わせ方法とメッセージ機能

年明けの25年ぶりの同窓会に向けて、準備の報連相に、フェィスブックでグループが重宝しています。最近、同級生と懐かしい写真を整理する準備が楽しい唐土です。

事業所さんでは、使い方は似ていますがグループでなくフェイスブックページを使われてることでしょう。今回はフェイスブックページでのメッセージ機能についてです。

地方自治体や公共団体が独自のホームページを廃止し、フェイスブックページを立ち上げているところもあります。

フェイスブックページを、Facebookのいちページとしてやホームページとして、情報発信だけでなく、コミュニケーションツールであるメールソフトとしての利用にも便利な機能が盛り込まれてます。

※純粋なメール送受信のためのメーラーにとってかわるものではないですが…

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(本記事 http://ccm.jp/?p=3310)


Q.フェイスブックページからのお問合せに対応するスタッフが数名います。各個人が(各自のアカウントで)返信した内容を他の者が把握できないことがあります。個人アカウントでは担当者が席を外している間、他のスタッフが対応することができず回答が遅れることも…また、その都度各スタッフが送信した後にメッセージを共有しているのですが時系列がバラバラに…何か解決策はありますか?


フェイスブックページの「メールボタン(動画再生や、他にも設定可能)」と「メッセージボタン」を活用されてはどうでしょう。

例 https://www.facebook.com/cocomo.jp/

FB-メッセージ


次の画像をGmail等のウエブメールだと思ってご覧になってみてください。送信者ごとのメッセージが一覧で表示されてます。
受付のステータスや、返信に発信者が記録され、担当者が席をはずしている間の他のスタッフの対応と内容が、各スタッフで把握できます。相手方には誰が発信したか表示されなず、フェイスブックページ名(会社名でのフェイスブックページであればその「会社名」)でのメッセージになるので、相手方に誰がメッセージしているのか分かるように内容の「書き出し」か「結び」に担当者名を記載しましょう
FB-メッセージ-一覧


スタッフが共同で対応した場合でも、全体の流れが確認できるので、あらためての共有作業は不要ですし、担当スタッフの事情で生じてしまう時間差を防げます。

FB-メッセージ-スタッフ側

その他、着信時や、受付時間外自動メッセージなど様々な機能が使えます。


PCベースで解説をしましたが、携帯やスマホ利用の多い人を対象としたページ作成の場合、表示画面がPCとは異なるので事前にチェックしてから運用を開始しましょう。ただし、チェックを自分のアカウント(管理者権限)で行うと、表示画面が一般ユーザー向けと異なるので、別のユーザーアカウントを新たに作成しチェックしておかれるべきでしょう。手間なようではありますが、日常の業務プロセスを見直す機会ととらえるとそれだけでもトライしてみる価値があります。

  • 一般ユーザーとしての画面を確認する
  • 実際のやり取りを担当者でロールプレイングする
  • 「やってはいけないこと」をリストし、ルール化する
    (例)メッセージはアーカイブ(既読化)するが削除しない等
  • アプリ、メッセンジャーの案内
  • 営業時間表示の設定
  • 担当者名の記載方法
  • 役務提供の場合は予約の完結手順やキャンセル規定の表示
  • 利用者特典

参考に上記ページをスマホで表示した場合は次のようになります。

FBP-m1


FBP-m2


ITを事業に活用される場合は(実際、ほとんどの事業所がそうでしょう。)身近な頼れるIT専門家と普段からつながりを作っておきましょう!


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