職場、サークル、自治体等、共同作業やアンケート等の通知機能

こんにちは!ココモの唐土です。

Googleクラウドでのスプレットシート(表計算)やフォーム(アンケート、フォームメールなど)をお使いの方に便利な通知機能の活用方法について。

クラウド表計算とは?

各ユーザーが、世界のどこにいても、おおよそどんな端末でも同じ表計算共同で編集でき途中で端末が壊れても保存されてるというネットならではのアイテムですね!

  • 海外でも?・・・はい。
  • リアルタイム?・・・はい。
  • PC、タブレット、携帯、スマホでも?・・・はい。
  • Windows、Mac、Linux、アンドロイドでも?・・・はい。

共同作業で便利な通知機能とは?

全員が同時に作業を行っているときは更新をリアルタイムで確認できますが…

各自がそれぞれの時間帯、タイミング、ボリュームで編集をする場合、進捗を把握するのは非常に困難です。

誰がいつ更新、編集を行ったかを、それぞれのユーザーが進捗を把握できるのが「通知機能」です。

通知メールの例

更新情報を、簡単な設定で、メールで、自動に通知として発信させることができます。

下記画像(例)は一日まとめでの通知です。

他に、変更や投稿の都度、通知される設定も可能です。

  • 確認が急を要するとき・・・リアルタイムが便利
  • 関与者が多く変更頻度が高い・・・リアルタイムでは通知が多すぎる
共同作業の進捗通知

メールでの通知画面

上の図の、「ここをクリック」のリンクからドキュメントへすぐに移動できます。

端末に依存せず、更新されたファイルを探さずに作業に取り掛かれます。

スマホの場合は、Googleクローム、インターネットエクスプローラー、エッジ、safariからでも使用できますが、スプレッドシートのアプリを入れておく方が良いでしょう




通知の設定方法

①ツール→通知ルールを選択します。

共同作業の進捗通知-設定

設定画面

②新たに設定する場合は「通知ルールを追加」を選択します。また、既にある設定を編集、削除する場合はそちらを選択します。

共同作業の進捗通知-設定2

ルールの設定

③通知のタイミングと頻度を設定します。

共同作業の進捗通知-設定3

通知のタイミング設定

以上で、それぞれの進捗の確認が、各自それぞれの設定でできるようになります。

スプレットシートからの通知の応用

通知の実際の活用例:

  • アンケートからの自動応答
  • 出欠確認、チーム間メンバー確認、勤怠管理
  • 任意のバーチャル会議や打ち合わせ
  • CSVファイルで他と連携
  • メールアドレスや配信方法を設定して一斉(通知)メール
  • メルマガ等のステップメール

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